domov / mala podjetja / rešitve / upravljanje dokumentov
upravljanje dokumentov in zapisov (ECM)
Rešitve za upravljanje dokumentov in zapisov (ECM - Enterprise Content Management). Pod pojmom Enterprise Content Management razumemo rešitve, ki omogočajo upravljanje različnih dokumentov v elektronski obliki in obenem omogočajo podporo toku teh dokumentov v podjetju.
Najznačilnejši primer uporabe tovrstnih sistemov je upravljanje z dospelimi dokumenti - računi, predračuni, dobavnice, naročilnice, ponudbe. Elektronski zajem in shranjevanje nam omogoča kasnejšo elektronsko obdelavo - posredovanje ustrezni odgovorni osebi v pregled in potrditev ali arhiviranje.
Elektronsko upravljanje dokumentov in zapisov ima veliko prednosti pred klasičnim sistemom arhiviranja, saj med drugim omogoča učinkovitejšo kontrolo nad uporabo dokumentov (beleži se lahko vsak vpogled, sprememba ali izpis dokumenta, kar zagotavlja revizijsko sledljivost skozi ves čas hrambe). Zaposleni dostopajo do dokumentov kar preko spletnega vmesnika in posledično odpadejo stroški posredovanja, razmnoževanja in razpošiljanja dokumentov. Elektronsko arhiviranje dokumentov zagotavlja podjetju tudi ogromne prihranke časa in denarja, saj se lahko zaposleni zaradi učinkovitejšega dostopa do dokumentov in preprostega ter hitrega iskanja informacij, posvečajo pomembnejšim opravilom ter tako izboljšujejo učinkovitost celotnega poslovanja podjetja.
